Point de vigilance sur la DSN de substitution : quels sont les enjeux pour les RH ?

A titre de rappel, la déclaration sociale nominative (DSN), créée par la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012, est un fichier mensuel de données sociales produit à partir de la paie, destiné à non seulement accomplir les différentes déclarations sociales obligatoires mais aussi à permettre à des organismes de protection sociale dont les Urssaf d’effectuer des contrôles via les comptes rendus métiers sur les données déclarées par les entreprises.

Quant au dispositif de la DSN de substitution, c’est la loi n° 2019-1446 du 24 décembre 2019, modifiée par la loi n° 2022-1616 du 23 décembre 2022, et le décret n° 2023-1384 du 29 décembre 2023 qui l’ont encadré pour une mise en œuvre, en cas de redressement, dès 2025 et de façon généralisée à compter de mars 2026 au titre de l’année 2025.

La mise en œuvre de la DSN de substitution est l’aboutissement des étapes suivantes :

• depuis le 1er janvier 2023, les Urssaf sont chargées d’assurer la vérification de l’exhaustivité, de la conformité et de la cohérence des informations transmises par les DSN pour garantir l’exactitude des montants des cotisations et contributions dont elles assurent le recouvrement (article L.213-1, 8° du code de la sécurité sociale) et mieux assurer les ouvertures et les calculs des droits et allocations des salariés, notamment en matière de retraite ;
• les déclarants sont informés, via des comptes rendus métiers (CRM), des résultats des vérifications d’exhaustivité, de conformité et de cohérence réalisées par les organismes de protection sociale auxquels sont destinées les données déclarées (article L.133-5-3-1 al 1 et 2 du code de la sécurité sociale). En effet, sur la base des informations fournies par les différentes administrations, l’Urssaf doit mettre à disposition de l’employeur, chaque mois, en retour des DSN envoyées, un compte rendu métier (articles R.133-13, V et R.133-14-2, II du code de la sécurité sociale). Ce compte rendu indique au déclarant les données présentant une anomalie et la nature de chaque anomalie, le cas échéant, la valeur de la correction proposée pour chacune d’elles, le montant des cotisations et contributions sociales dues après la prise en compte de la correction des anomalies ;

► A noter que le CRM est émis par chaque organisme de protection sociale concernée. Il est envisagé d’établir un CRM unique mais l’atteinte de cet objectif prendra plusieurs années.

• en cas de constat d’anomalie résultant de ces vérifications, l’employeur (déclarant) est tenu d’effectuer les corrections requises (article L.133-5-4 du code de la sécurité sociale). L’Urssaf devra lui préciser qu’il est tenu, lors de l’échéance déclarative la plus proche qui ne peut pas être inférieure à 30 jours à compter de la notification du CRM de corriger les données présentant une anomalie ou de s’opposer à ces corrections de manière motivée ;
• en l’absence de correction par le déclarant, celle-ci pourra être réalisée, prochainement, directement par l’Urssaf via la DSN de substitution. Concrètement, à terme (dès 2026 en général et dès 2025 en cas de recouvrement), lorsque le déclarant ne corrige pas les anomalies sur l’échéance déclarative la plus proche, comme le prévoit l’article R.133-14-4 du code de sécurité sociale, et que l’Urssaf continue de constater en début d’année N+1 la présence d’anomalies non corrigées sur les mois de l’année N (anomalies relevées dans les CRM de l’année N), il est prévu que l’Urssaf émette dans un premier temps un CRM dit de rappel (à N +1) avant d’établir, le cas échéant, une DSN de substitution ;
• une procédure d’échange contradictoire, fixée par le décret n° 2023-1384 du 29 décembre 2023, permet au déclarant de contester les anomalies signalées et de s’opposer à la DSN de substitution (article L.133-5-3-1 al 3 du code de la sécurité sociale) :
  – soit il ne s’oppose pas aux corrections dans le délai de 30 jours. Si les corrections ne sont toujours pas effectuées lors de la CRM de rappel l’Urssaf pourra corriger elle-même les données à l’issue du délai donné à l’employeur pour effectuer sa correction (article R.133-14-2, IV du code de la sécurité sociale). La déclaration ainsi corrigée se substituera à celle effectuée par l’employeur (article R.133-14-3, I du code de la sécurité sociale). L’organisme informera l’employeur de la réalisation de ces corrections et procédera, le cas échéant, au recouvrement des cotisations et contributions sociales ainsi que les majorations et pénalités de retard qui en résultent après mise en demeure (article R.133-14-3, II du code de la sécurité sociale) ;
  – soit il s’oppose aux corrections de manière motivée dans le délai de 30 jours et dans ce cas, suivant l’article R.133-14-4 du code de la sécurité sociale, l’Urssaf devra répondre à ses observations de manière motivée. Si des anomalies persistent dans la CRM de rappel, le déclarant aura 2 mois pour effectuer la correction attendue ou pour prendre contact avec l’Urssaf afin de comprendre et/ou éventuellement contester l’anomalie.

Dans des actualités, le GIP-MDS a précisé le calendrier de déploiement de la procédure de la DSN de substitution.

► Le GIP-MDS, Groupement d’intérêt public modernisation des déclarations sociales, rassemble depuis l’année 2000 les syndicats professionnels, les organismes de protection sociale, les éditeurs de logiciels, le Conseil supérieur de l’Ordre des experts-comptables.

Les premiers CRM de rappel, préalables à l’établissement de la DSN de substitution, seront émis en mars 2025, au titre de l’année 2024 (reprise des anomalies remontées de février 2024 à janvier 2025).

A réception de ce CRM, les déclarants auront deux mois pour effectuer la correction attendue ou pour prendre contact avec l’Urssaf afin de comprendre et/ou éventuellement contester l’anomalie.

Le GIPMDS précise toutefois, que pour 2025, l’absence de correction des anomalies restituées via le CRM de rappel ne fera pas l’objet d’une DSN de substitution.

Seule exception : l’Urssaf pourra, dès 2025, émettre une DSN de substitution, de manière automatique, suite à un redressement dans le cadre d’un contrôle sur place ou sur pièce.

A compter de mars 2026, les entreprises seront destinataires d’un CRM de rappel au titre de l’année 2025. Certaines des anomalies restituées via ce CRM seront accompagnées de valeurs de correction et identifiées comme susceptibles d’être substituées en l’absence de correction par l’employeur.

A compter de la notification de la CRM annuel, l’entreprise a deux attitudes possibles :

• elle corrige les données, la correction devra se faire au plus tard lors de la seconde échéance déclarative suivant la notification du CRM de rappel ; 
• ou elle s’oppose aux propositions de corrections de ces anomalies de manière motivée et donc à la substitution, cette opposition devra parvenir à l’Urssaf au plus tard lors de la seconde échéance déclarative suivant la notification du CRM de rappel.

Si à l’issue de cette phase, des anomalies avérées restent non corrigées, l’Urssaf réalisera des “DSN de substitution” en mai/juin N+1. Ainsi, le CRM de rappel émis en mars 2026 sur les données 2025 pourra donner lieu à une DSN de substitution en mai 2026, dès lors que la contestation des anomalies par le déclarant a échoué ou s’il n’a pas corrigé les anomalies entre mars et mai 2026. 

► A noter que dans un premier temps, seules les anomalies impactant les droits à la retraite de base et à la retraite complémentaire seront corrigées sans les DSN de substitution.

Le GIPMDS a également prévu d’informer les déclarants des données qui auront été substituées par l’émission d’un nouveau CRM, en sachant qu’une interlocution sera nécessairement en cours entre le déclarant et son organisme de recouvrement.

Si la DSN de substitution a pour avantage d’automatiser certaines corrections et donc de simplifier l’intervention des RH en réduisant les interventions manuelles, les RH devront rester vigilants sur :

• la qualité des données envoyées : plus les données saisies en amont sont précises et vérifiées, moins il y a de risque d’erreurs nécessitant une correction manuelle ce qui pourrait être chronophage ;
• avoir en tête les incidences des données saisies car de ces données découlent des obligations pour l’employeur ou des prestations pour le salarié ;
• la vérification des anomalies constatées car il est possible que, pour effectuer des contrôles sur les données de la DSN, l’Urssaf ait recours à des outils automatisés qui ne soient pas suffisamment paramétrés pour identifier des situations particulières. Il faudra vérifier que les corrections demandées sont exactes et ne créent pas de nouvelles incohérences pouvant avoir des impacts financiers non négligeables ;
• la procédure contradictoire qui est moins rigoureuse que lors d’un contrôle sur place ou sur pièce. En cas de désaccord sur une anomalie constatée, la seule obligation de l’agent de recouvrement sera d’envoyer une réponse motivée au cotisant, suite à son opposition (sans obligation de répondre précisément à l’ensemble des arguments de l’intéressé) avant une éventuelle mise en demeure.