Comment déterminer le régime social des dépenses engagées par l’entreprise pour un séminaire ou un voyage ?
Afin de déterminer le régime social applicable aux frais engendrés par un séminaire ou un voyage organisé par l’employeur, il convient d’en déterminer la nature. S’agit-il d’un séminaire ou d’un voyage professionnel ou d’agrément ? C’est cette qualification qui permettra de dire si les dépenses engagées constituent des frais professionnels exclus de l’assiette des cotisations sociales ou un avantage en nature soumis à cotisations sociales.
Comment déterminer le caractère professionnel ou d’agrément du voyage ou du séminaire ?
Le Bulletin officiel de la sécurité sociale (Boss) indique que pour qu’un séminaire ou un voyage soit considéré comme professionnel, celui-ci doit présenter un caractère professionnel prépondérant (Boss-FP-1490 à 1520). La majeure partie du séminaire ou du voyage doit ainsi présenter un caractère professionnel, ce qui implique la mise en oeuvre d’un programme de travail et des sujétions particulières pour les salariés. L’employeur doit être en mesure de présenter le programme de travail et justifier les frais exposés individuellement par les salariés.en cas de contrôle Urssaf, indique le Boss.
Lorsque le voyage est pris en charge par l’employeur, le salarié n’expose aucun frais professionnel à une prise en charge. Le remboursement ou la prise en charge des frais de voyage d’agrément constituent des éléments de rémunération devant être réintégrés dans l’assiette des cotisations.
Lorsque le voyage est pris en charge par l’employeur et présente un caractère professionnel prépondérant, aucun avantage en nature ne doit être retenu, même pour la fraction correspondant à l’agrément.
► A noter : lorsque le voyage est pris en charge par l’employeur et présente un caractère professionnel prépondérant, aucun avantage en nature ne doit être retenu, même pour la fraction correspondant à l’agrément.
Que dit la jurisprudence ?
La jurisprudence fait application de ces même principes.
Dans un arrêt de la 2e chambre civile de la Cour de cassation du 20 mars 2008, il était question d’un voyage organisé par l’entreprise pour les salariés au Maroc. Or, pendant ce séjour, les salariés n’avaient pas travaillé pendant la moitié du temps passé sur place et le voyage était ouvert aux conjoints des salariés avec une participation financière minime. Ce voyage n’était donc pas organisé dans l’intérêt de l’entreprise. Dès lors, la prise en charge des frais afférents au vpyage par l’employeur constituait pour sa totalité un avantage en nature.
Dans un second arrêt en date du 5 décembre 2002 de la chambre sociale de la Cour de cassation, 62 directeurs d’une entreprise avaient été conviés à un séminaire à Marrakech. Les juges relèvent que seules deux demi-journées du séjour avaient été consacrées à une activité professionnelle. Ce séminaire ne pouvait pas ainsi pas être considéré comme professionnel et constituait un avantage en nature.
Existe-t-il des exceptions à ces principes ?
Le Boss indique que “par dérogation, aucun avantage en nature ne doit être retenu lorsque le CSE ou l’employeur, même en présence d’un CSE, organise, au maximum une fois par an, un évènement festif de fin d’année ou d’anniversaire de l’entreprise si l’ensemble des salariés y est convié et que le coût de l’évènement est global et non individualisé”.
Ce paragraphe faisant partie des développements relatifs aux voyages d’affaires, on peut en conclure qu’il peut s’agit d’une soirée mais aussi d’un court séjour par exemple.
Cet article provient du site Editions Législatives - ActuEL RH